マッチングッドさいとう:
事業のスタートはいつからですか？笠牟田様:
実際にホームページ(以下、HP)を運用スタートしたのが昨年の10月からです。現在、事業を開始してから1年弱ぐらいになります。
マッチングッドさいとう:
御社の得意とされている領域はIT業界と伺っていますが、それ以外に御社の特色などあれば教えて下さい。笠牟田様:
ひとりの営業コンサルタントが、求人企業開拓、登録者面談、マッチング、企業面接サポート、入社までを一気通貫で業務をしています。また業界はＩＴ業界に絞り、特にエンジニアに特化してきました。
マッチングッドさいとう:
他社様と比較されて、御社の強みなどありましたら教えてください。笠牟田様:
「Impress Watch(インプレスウォッチ)」という約900万人の読者を抱える媒体の中に、弊社のＨＰを用意しておりまして、周知・宣伝と会員獲得もできるという事が一番の強みです。また、「インプレス」というＩＴ系出版会社としてのブランドが多少ありますので、最初からある程度ご信頼いただけるということもあります。
マッチングッドさいとう:
次にマッチングッド導入以前は、どのようなマネージメントされていましたか？まだ現場の方はどのような業務をされていましたか。
笠牟田様:
ＨＰを開設し半年弱は「Impress Watch(インプレスウォッチ)」という媒体を利用して、どれくらい登録者を集めることができるかを実験的に行っていました。業務フローについては、実際の運用を半年ほど回してみた後に段階的に整備していくことにしてました。
業務システムの導入についても様子を見てから検討することにしてましたので、現場の業務は基本的には紙ベースで回してました。
マッチングッドさいとう:
そういった過程で問題点、改善点はありましたか？笠牟田様:
求人案件、登録者のデータが増えてきて管理しきれなくなってきました。特に求人案件の共有化という面で紙ベースの管理は難しくなってきました。
データ共有化のための会議の時間を増やすことでなんとか乗り切りましたが、データベースシステムの導入が必要だと感じていました。
マッチングッドさいとう:
もともとデータは何で管理されていましたか？笠牟田様:
会員登録だけは仕組みを作り、登録者のプロファイルはデータベース化していました。またこちらのデータは検索や、ＣＳＶで落としてきてMicrosoftのExcelやAccessで見ることもできていました。
求人案件と活動管理はエクセルに入力していましたが、データベースを意識したフォーマットではなく紙に出力することを前提としていました。
マッチングッドさいとう:
そのシステムだけでは管理は難しくなってきたのですか？笠牟田様:
はい。また求人案件や登録者、企業担当者との経緯をまとめた活動管理についてはまったくデータ化していませんでした。
マッチングッドさいとう:
それ以前は活動管理をデータ化されていなかったということですか？笠牟田様:
そうですね。担当者毎のメモと口頭ベースのみで行ってました。
また、お互いの活動や求人案件を把握するため、お互いに忙しいなか、まとまった会議の時間を作らなくてはいけませんでした。
そのため、それぞれが時間が空いているときにデータを見ることができるシステムがあればと考えるようになりました。
マッチングッドさいとう:
そのためシステムの導入を検討されたのですね？笠牟田様:
そうですね。昨年10月から事業を開始して3ヶ月経った時点でシステムの必要性は感じていました。
営業の立場でも、まだまだ人材紹介事業を拡大できるという感触がありましたので、これは早めにシステムを導入し業務フローをしっかりと構築した上で、社員数を増やしていこうと考えました。
そして、2月中旬にマッチングッドのソフトを導入し、4月から社員数を増やしました。
マッチングッドさいとう:
システムの導入を考えられ何社か検討されたとお伺いしています。その中でマッチングッドを選んでいただいた理由を教えていただけますか？
笠牟田様:
マッチングッドを導入した一番の理由は、他社さんにはなかったメール管理機能です。登録者の方々とどういったやり取りをしているのかを記録に残し、管理者が閲覧できる。
また登録者の方とのメールのやり取りを含めた対応履歴をきちんと記録できるようにすることで、どのようなコミュニケーションをとれば、いい結果が生まれるかというのを、御社のメール機能を用いることでデータベース化できると考えました。
マッチングッドさいとう:
例えば成約が成立した方とのメールのやり取りが閲覧できるということで成功事例が分かるというメリットですか？笠牟田様:
そうですね。また、この方とはどういったやり取りをしたかを自動的に整理できる事もメリットではありますね。
当然こちらのメール機能以外にも、
「この会社からどの求人案件を受注したか。」
「この企業の担当の方とどういうメールのやり取りをして、どういう人材をご紹介したか。」
ということもマイページで一覧できるので、担当者が自分の業務を毎日管理していくにも便利だろうと思います。
マッチングッドさいとう:
他にマッチングッドをお選びになられた理由はございますか？笠牟田様:
コストパフォーマンスがよかったですね。立ち上げたばかりの会社にとってはリーズナブルな価格でした。
あとは、一括検索機能です。
文章の形式がワード、エクセル、ＰＤＦにかかわらず、一括で検索できるという機能ですね。
例えば求人案件の情報をいただいたときに、いずれデータとしてうちこむのですが、とりあえずマッチングッドにファイルとして保管しておけば、検索したときにひっかかってくる。
また、登録者のワードなどで職務経歴書に書かれた スキルのキーワードで検索することもできます。
そういう状況もあって、ファイルを保管しておくだけで、中身を検索できる一括検索機能は便利かなと。
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マッチングッドさいとう:
ありがとうございます。そういった点で導入していただき非常にありがたいのですが、導入する際にマッチングッドで不安だった点などはありましたか？
笠牟田様:
導入実績があるとお伺いしていましたので、稼動しないということは考えていませんでした。不安としては我々自身がまだ自分たちの会社にあった業務フロー体制を構築途中でした。
そのため、その中でマッチングッドが既に備えている一般的な紹介会社の機能が、我々の業務の中で使いこなすことができるかなと思いました。
マッチングッドさいとう:
実際半年ほど利用していただいて、そういった懸念点はどうでしたか？笠牟田様:
まずは営業、営業事務にシステムを理解させ、日々の業務をマッチングッド中心に記録していくことを徹底させていきました。業務フローも大分定着してきましたので、マッチングッドの機能を活用できるようになりました。
機能的には特に問題はなかったと思います。
マッチングッドさいとう:
もともと活動状況などがデータ管理できていなかったとお伺いしていましたが、マッチングッドを導入されてマネージメントの立場としては便利になりましたか？笠牟田様:
マネージメントの立場としても便利になりました。マッチングッドを見ることで、日々の数字を一目で把握することができるようになりました。
また個別の案件の進捗・やりとりについて、以前は担当営業を呼んでいちいち聞かなくてはいけなかったのが、今は私が見たいときにマッチングッドで進捗・やりとりを確認できますし、その場でアドバイスのメールを打つこともできます。
マッチングッドさいとう:
やり取りというのはメールのやり取りなどのことですか？笠牟田様:
メールだけに限らず、面談の履歴、電話履歴、どこを紹介しているかなどの進捗を一覧で確認できるのは便利ですね。あとは成功事例、失敗事例を深堀するときに、その活動履歴は役にたちますね。
またメールへの対応や、フォローなどに注意を払うことができるようになりました。
さらにマッチングッドには登録者や企業様以外からの余計なメールが入ってこないような機能が備わっておりますので、安心してこちらも気兼ねなく見られるというのはあります。
マッチングッドさいとう:
現場の方々の声はなにかありますか？笠牟田様:
最初はシステムに慣れてなく、また紹介事業の理解が進んでいない人間がいましたので、最初は言われたとおりにするという形でした。ただ、ある程度データを入れてくると、便利になりますのでマッチングッドを中心に業務を回すようになってきました。
業務連絡とかも楽になったと思っているかと思います。
マッチングッドさいとう:
業務の効率化は図れましたか？笠牟田様:
業務効率化は図れました。我々もまだまだマッチングッドを使いきれていないところもありますが、業務の効率化を図る上でシステムは必要で、私たちは一気通貫で業務を行っており、オフィスにいない時間も多いので、そのオフィスにいない時間を営業事務がサポートしなくてはいけない。
その時にはこういったシステムがないと業務を回せないですね。
登録者の方とのアポ予約でも、営業担当が外出しており、なかなか直接連絡がつながらないときは、マッチングッドのスケジュール管理を利用して、営業担当のスケジュールを把握しています。
一気通貫といっても、複数人で登録者、求人企業と対応するということも行っておりますので、そういった意味では効率化はできていると思います。
アポの取得率もだいぶよくなってきましたしね。
マッチングッドさいとう:
それはマッチングッドをどのように使う事で達成できましたか？笠牟田様:
登録いただいた方に、まず登録していただいたことへのメールを送付します。その後、こういった案件があるので面談しませんか？とメールや電話をする。
さらにその後、自分のメールソフトだと、そのまま忘れてほっておいてしまう時があるのですが、マッチングッドがやりっぱなしの案件を教えてくれるので、2,3日たって返事がこない場合に再度メールを打ってみようと思う。
このように今自分が何をしなくてはいけないかが一目で分かるのは大変助かっております。
お客様や登録者に対してやるべきことのモレはなくなったように思います。
マッチングッドさいとう:
私のほうからご質問させていただきたかった内容は以上になります。本当にお忙しいところありがとうございました。
使い切れていない部分もあるというお話ですが、もし何かありましたらお気軽にお問い合わせいただけましたら幸いです。
よりマッチングッドをご活用いただいて業績拡大していただければと思います。
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笠牟田様、お忙しい所誠にありがとうございました。
今後とも弊社一同、御社の業績拡大のために尽力させていただきます。