旧システムからの移行で、ワンクリックマッチングの実現とデータ二重管理を解決

導入背景と目的

導入前の課題

・既存システムの保守切れに伴い、運用変更が必要になった。
・スタッフと案件のデータが複数システムに散在し、一元管理ができていなかった。
・スタッフと案件とのマッチング精度が各コーディネーターの属人的なスキルに依存していた。

マッチングッド導入の決め手

・ワンクリックマッチング機能
・シンプルな操作性、カスタマイズのしやすさ、料金面、サポート面
・問い合わせ後の対応の早さ、わかりやすさ

導入プラン

・2nd派遣A
・サクセスプラン
・求職者用のプロフィール入力フォーマットとのAPI連携

インタビュー

システム選定をご担当された営業部広報担当の柴原様にお話を伺いました。

マッチングッド導入の経緯、導入前の課題

ーこれまで複数の管理システムを利用されていたようですが、どのように使い分けされていましたか？

案件管理システム、求職者管理システム、応募管理システムの3種類を使っていました。
営業が求人案件を獲得したら、案件管理システムに案件詳細のデータ入力と、就業条件などを記載したExcelの求人票のアップロードをします。

コーディネーターは案件管理システムにあるExcelファイルを開いて、スタッフにお仕事の紹介をします。そして求職者管理システムに、それぞれの求職者がエントリーした案件や職場見学予定日等の情報を登録していきます。

ーシステムの活用において、どのような事業課題があったのでしょうか？

大きく2つです。

1．データの二重管理
案件管理システムと求職者管理システムでデータの連携ができず、スタッフの進捗や請求・支給単価など二重管理している項目がありました。同じデータを2つのシステムに入力するので、無駄な工数がかかると感じていました。

2．データの属人化によるマッチングの対応ムラ
データが一元管理できていなかったので、マッチングする際は「そういえばこの案件、あの人に紹介できるな」といったジョブコーディネーターの記憶に依存し、属人的になっていました。そのため、全ての求職者に網羅性なマッチングができていませんでした。

システム検討の流れ、導入の決め手

ーシステム選定を開始した経緯を教えていただけますか？

きっかけは案件管理システムの保守切れに伴い、別のシステムへの移行を検討し始めたことです。

当初の予定では、もともと使っていた応募管理システムを拡張する方向で進んでいましたが、よく調査してみるとスタッフと案件管理・マッチングに関しては機能が整っておらず、使い勝手がよくないことが判明しました。

先述の通り、案件や求職者情報の属人化を解消し一元管理できればコーディネーターのマッチングスキルを一定のレベルまで引き上げ平準化することができます。そこで、情報の一元管理やマッチングができるシステムを探すことになりました。

ー最終的に2社で絞られたそうですが、最後の決め手は何だったのでしょうか？

システム自体の使いやすさと、サポートの手厚さです。

システムに明るい一部の人間だけでなく、営業やコーディネーター全員が使いこなせることが重要だと思う一方、教育のコストやキャッチアップに時間がかかることは避けたいと考えていました。

マッチングッドはシンプルな画面で直感的に操作できること、営業や専任のサポート担当が導入後の運用まで支援してくれるサポートの手厚さが決めてでした。
そこに、料金面やカスタマイズのしやすさを含め、総合的に判断しました。

導入後の感触、機能の要望

ーマッチングッドは実際に触ってみていかがですか？

まだ初期設定やデータ移行などの事前準備をしている段階なので本格導入後の使用感は分かりませんが、旧システムよりも細かくかつ簡単にデータが集計できそうな印象です。

入力したスタッフの条件に合う求人がワンクリックで出てくるので、新人の方でもマッチング数は担保できそうだと思いました。想定通りに活用できれば、検索やマッチングに掛かる工数が削減できるのでコーディネーターにとっても効率的な運用ができると考えています。

導入がきちんと終われば、旧システムから完全に移行できそうです。

ーマッチングッドに今後求める機能や、ご意見があればお願いします。

一番はスタッフへの自動メールですね。職場見学の詳細や持ち物のリマインドは、現在コーディネーターが電話やメールで都度行っています。この業務を自動化できれば、コーディネーターの仕事も楽になりますね。

さらに、スタッフの希望に合ったお仕事が自動でメールで送られるようになればとも思います。私達の工数も減りますし、スタッフにもメリットが多いと思います。