業務委託スタッフの管理に派遣管理システムを選んだ理由とは？マッチングッドの導入で業務改善を目指す！

導入背景と目的

導入前の課題

・業務委託の発注管理を効率化したい。
・業務改善の構想は膨らむが、現在の対応に限界を感じていた。

マッチングッド導入の決め手

・データベースとマイページが連携し、非公開求人が扱えること。
・給与関連機能が充実していたこと。

インタビュー

ＫＢＣミリオンワークス推進部長の三谷様、IT事業開発部の神野様にお話をお伺いしました。

事業の概要について
ー実際にシステムを使用されるミリオンワークス推進部の事業内容について教えてください。

三谷様：
ＫＢＣミリオンワークス推進部ではKNTビジネスクリエイト社内外からの業務委託案件とミリオンワークスのスタッフのマッチングや、付随する管理業務を行っております。全スタッフが在宅ワーカーで、勤務頻度は「週2時間」だったり「毎日7時間」など様々になっているのが特徴です。

システムの活用状況・導入前の課題
ーこれまでのシステム活用の状況や業務上感じられていた課題を教えていただけますか？

神野様：
当社では、Excel、Accesやスプレッドシート等で帳票管理を行っており、外部システムの利用はほとんどありませんでした。
ＫＢＣミリオンワークス事業部でも同様にスタッフをExcelで管理をしていましたが、メールや電話でお仕事を紹介したり、各案件を管理したりする工数の増加が課題となっていました。

システム検討の流れ、導入の決め手

ーシステム選定を開始した経緯を教えていただけますか？

神野様：
業務改善を社内で検討する際に「登録スタッフ限定サイトを作れないか？」というところまで構想が発展していきました。「スタッフ向けに非公開求人を共有したい」「該当のスタッフだけをピックアップしマッチングしたい」という要望もあり、Excelやスプレッドシートでは対応ができないため、システム導入をしようと方針決めをしました。

ーシステムの自社開発も検討はされたのでしょうか。

神野様：
社内検討はしましたが、費用面や導入までの期間がどうしても長期化してしまうというところがネックとなりました。
社内で様々検討し、「コスト」「機能面の充実」「効率的な管理」という観点で外部ベンダーのサービスを活用することに決定しました。

ーシステムはどのように選定し、比較検討されましたか？

神野様：
「アルバイト管理システム」の外部ベンダーのリサーチを始めたのですが、希望を網羅する専門システムが市場に無いことが判明しました。
そこで、親和性の高そうな「派遣管理システム」導入の方向性で検討を始めました。

ー最終的に弊社に決めた一番のポイントは何だったのでしょうか？

神野様：
機能の充実性が一番のポイントでした。最終的に御社ともう一社とで比較したのですが、マッチング機能だけではなく「給与計算」に関する機能や「マイページ機能」に関して充実しているマッチングッドの方がより条件に合致していることで、導入を決めました。

導入後の感触

ー実際にマッチングッドを利用してみていかがでしょうか？

神野様：
いざ使用すると機能が充実しすぎているなという印象です。
当面はシステムの活用による管理体制の工数削減効果を見極め、その後今後の展開について考えたいと思います。

三谷様：
現場での意見を聞いていますと大枠としては業務遂行に問題ないのですが、細かい点でもっと自社業務に特化できたらよいなという声は上がってきています。
ただ、ワーキングッド（マイページ機能）の利用を開始していないため、まずは機能全体の活用を進めていくことで、当初の目的の工数削減が叶うと期待しています。